Vijf tips voor een cyberveilige erfgoedorganisatie

We zijn steeds meer digitaal met elkaar verbonden. Dat biedt kansen: we blijven eenvoudig in contact en kunnen informatie breed delen. Zo kun je jouw digitale collectie toegankelijk maken voor een groot publiek. Maar digitalisering brengt ook risico’s met zich mee. Ongeoorloofde toegang tot systemen, zoals je financiële administratie of ledenbestand, kan leiden tot datalekken en reputatieschade.

Digitale weerbaarheid is essentieel voor erfgoedorganisaties. Het helpt je voorbereiden op uiteenlopende dreigingen, van cyberaanvallen tot systeemstoringen. Door de toenemende geopolitieke spanningen staat cybersecurity steeds hoger op de agenda. Een goede aanpak begint met het in kaart brengen van risico’s en het nemen van maatregelen om deze te beperken.

Wat kun je als kleine of middelgrote erfgoedorganisatie zelf doen? Hieronder vind je vijf praktische tips om met digitale veiligheid aan de slag te gaan binnen jouw organisatie.

1. Zet het thema cybersecurity hoog op de agenda

Cybersecurity zien we vaak als een technisch ICT-vraagstuk. En dan zien we vaak dat de verantwoordelijkheid komt te liggen bij degene die de IT-infrastructuur beheert, zoals het netwerk, laptops en andere apparaten. Maar cybersecurity heeft een grote invloed op bijvoorbeeld de reputatie en de continuïteit van je organisatie. Daarom is het een thema dat op de agenda van je directie, bestuur of raad van toezicht moet staan. Ga bijvoorbeeld minimaal één keer per jaar met elkaar over dit thema in gesprek.

2. Werk samen in de keten

Cybersecurity doe je niet alleen. Als erfgoedorganisatie maak je gebruik van diverse digitale systemen. Denk bijvoorbeeld aan het kassasysteem, het collectieregistratiesysteem en het klant- of relatiebestand (CRM-systeem). Controleer welke beveiligingsmaatregelen de leveranciers van deze systemen hebben genomen, bijvoorbeeld in de verwerkersovereenkomst. Of ga hierover met ze in gesprek en vraag hen om dit toe te lichten.

3. Zet in op continuïteit

Als de systemen van je organisatie op slot zitten, bijvoorbeeld door een ransomware-aanval, betekent dit niet dat je je activiteiten en werkzaamheden moet stoppen. Bespreek dan met elkaar welke mogelijkheden er zijn om bijvoorbeeld toch publiek te ontvangen, een rondleiding te geven of onderzoek te doen. Er is vaak meer mogelijk dan je denkt.

4. Werk aan bewustwording 

Cybersecurity heeft te maken met onder meer technologie, beleid en gedrag. Het gaat er dus ook om hoe jouw collega-vrijwilligers omgaan met bijvoorbeeld phishing-links en hoe ze een sterk wachtwoord kunnen gebruiken. En of ze weten waar ze een melding van een risico of probleem kunnen maken. Werk daarom met elkaar aan bewustwording, bijvoorbeeld door het volgen van een (gratis online) training, quiz of een goed gesprek.

5. Zorg voor een up-to-date infrastructuur

Om je organisatie weerbaar te maken tegen cyberaanvallen, is het belangrijk dat je infrastructuur (hard- en software) up-to-date is. Zorg er bijvoorbeeld voor dat updates regelmatig worden uitgevoerd. En zorg ervoor dat de gebruikte apparatuur veilig is en geen risico’s met zich meebrengt.

Meer weten?

Wil je meer weten en zelf aan de slag? Er zijn binnenkort twee gratis bijeenkomsten waarvoor je je kunt inschrijven:

• Gratis webinar over cyberveiligheid voor audiovisuele collecties, georganiseerd door AVA_Net. Deze vindt plaats op maandag 27 oktober (13.00-14.00 uur)
• Gratis cursus Cybersecurity: hoe veilig is jouw digitale organisatie? op 19 november. Tijdens deze cursus krijg je tips en tricks uit het (erfgoed)veld door een adviseur van DEN – Kennisinstuut voor cultuur en digitale transformatie. Daarna neem je met de andere deelnemers deel aan een simulatie van het Centrum Informatiebeveiliging en Privacy. Wat gebeurt er als jouw organisatie getroffen wordt door ransomware en er losgeld wordt gevraagd? Welke stappen kun je als organisatie zetten? En waar moet je op letten? 
  
  Deze cursus vindt plaats tijdens de Maand van het Digitaal Erfgoed, georganiseerd binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE).