Aan de slag met het collectieregistratieysteem

Aan de basis van het digitaliseren van je erfgoedcollectie, staat het beschrijven en ontsluiten van objecten. Hiervoor kun je gebruik maken van een collectieregistratiesysteem (ook wel collectiebeheersysteem genoemd). Hoe kies je een collectieregistratiesysteem dat bij jouw organisatie past? En dat aansluit bij de missie en visie en doelen van de organisatie?

Keuzehulp collectieregistratiesysteem

Een handige tool hiervoor is de keuzehulp voor collectieregistratiesystemen. Deze tool is ontwikkeld door de samenwerkende digitaal-erfgoed-coaches van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE).

De keuzehulp bestaat uit twee delen. In het eerste deel kijk je naar de huidige situatie van de collectieregistratie. Wat gaat er goed en wat gaat er minder goed bij het registreren van de collectie? Tegen welke problemen en uitdagingen loop je aan? En waar wil je naartoe? Om daarachter te komen, biedt de keuzehulp een handige checklist. Je kunt aan de hand van deze vragen in gesprek gaan met je collega’s.

Het tweede deel van de keuzehulp bestaat uit een overzicht van vragen die je kunt stellen tijdens gesprekken met softwareleveranciers. Uit het overzicht kies je de vragen die voor jouw organisatie relevant zijn. Met de geselecteerde vragen én de bevindingen uit het eerste deel van de keuzehulp kun je nu het gesprek aangaan met de softwareleveranciers.

Overzicht collectieregistratiesystemen

Je kunt kiezen uit verschillende collectieregistratiesystemen. Deze systemen zijn bovendien continu in ontwikkeling, waardoor ze aansluiten op de actuele eisen voor registratie, ontsluiting en presentatie van de collectie.

De (meestgebruikte) collectieregistratiesystemen in de erfgoedsector, zijn:

• Atlantis (DEVENTit)
• Axiell Collections (Axiell)
• KLEKSI (Sofco)
• MAIS-Flexis (De Ree Archiefsystemen)
• Memorix (Picturae)
• The Museum System (Cit)
• Zijper Collectie Beheer Systeem (Genootschap Zijper Collectie Beheer Systeem)

Daarnaast zijn er natuurlijk ook andere systemen beschikbaar voor specifieke collecties.
Ga aan de hand van de Keuzehulp in gesprek met verschillende leveranciers, om te kijken welk systeem bij jouw collectie en organisatie past.